Om saksforberedelse ved enkeltvedtak (§§ 16 - 21)

Reglene om saksforberedelse ved enkeltvedtak har i stor grad til formål å legge til rette for riktige resultater. En sentral bestemmelse er at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

Under forberedelsen av et enkeltvedtak er det viktig å holde partene involvert. Part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal som hovedregel varsles før vedtak treffes og gis mulighet til å uttale seg innen en nærmere angitt frist.

Nedenfor nevnes noen hovedpunkter fra reglene om partsinnsyn. Verdt å merke seg er blant annet at i noen tilfeller skal eller bør forvaltning gi parten informasjon på eget tiltak: Dersom forvaltningen under saksforberedelsen mottar opplysninger om en part eller den virksomhet han driver eller planlegger, og parten etter §§ 18 til 19 har rett til å gjøre seg kjent med disse opplysningene, skal de som hovedregel forelegges ham til uttalelse. Partene bør for øvrig gjøres kjent med opplysninger av vesentlig betydning som det må forutsettes at de har grunnlag og interesse for å uttale seg om, og som parten etter §§ 18 til 19 har rett til å gjøre seg kjent med.

Så godt opplyst som mulig (§ 17 første avsnitt)

Et sentralt utgangspunkt er at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes, jf. § 17 første avsnitt. Under forberedelsen av et enkeltvedtak er det viktig å holde partene involvert. Med part siktes det til person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder, jf. § 2 første avsnitt bokstav e.

Forhåndsvarsling (§ 16)

Paragraf 16 har en regel om forhåndsvarsling. Etter denne skal part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, som hovedregel varsles før vedtak treffes og gis mulighet til å uttale seg innen en nærmere angitt frist. Forhåndsvarslet skal gjøre greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses påkrevd for at parten på forsvarlig måte kan vareta sin interesse. Som hovedregel skal forhåndsvarsel gis skriftlig.

Part er definert på følgende måte forvaltningsloven § 2 første avsnitt bokstav e:

§ 2. (definisjoner).

I denne lov menes med:

(…)

e) part, person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder.

(…)

Både fysiske personer og såkalte juridiske personer (eksempelvis organisasjoner) kan være parter.

Noen eksempler på vurderinger av om noen er part:

Vi ser for oss at avdøde etterlot seg en ektefelle og et barn. Disse er uenige om hvem som skal sørge for gravferden. Disse to vil være parter i sak hvor kommunen skal ta avgjørelse etter gravplassloven § 9 tredje avsnitt.
I enkelte tilfeller må man vurdere hva som er "saken" før man kan konkludere om noen er part.¹ Dersom det eksempelvis er et konkurranseforhold mellom flere selskaper om samme tillatelse, vil de konkurrerende anses som parter i samme sak.² Normalt vil nok ikke dette være tilfellet der gravplassmyndigheten gir tillatelse til næringsvirksomhet på gravplassene i en kommune. Da vil det enkeltes selskaps søknad normalt bli ansett som en sak for seg, og mulige konkurrenter (selskap B og C) vil ikke være parter i sak hvor A søker om slik tillatelse.³

Partsinnsynsrett og begrensninger i denne (§§ 18 til 19)

Etter § 18 har en part som hovedregel rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Paragrafene 18, 18 a, 18 b, 18 c, 18 d og 19 inneholder regler om partens rett til innsyn og begrensninger i denne retten. Vi går ikke gjennom reglene i detalj her, men noen hovedpunkter nevnes. Når det er adgang til å gjøre unntak fra innsyn, skal forvaltningsorganet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn.

Etter § 18 a har en part som utgangspunkt ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse (organinterne dokumenter).

Etter § 18 b kan organet som utgangspunkt gjøre unntak fra innsyn for dokument som organet har innhentet fra et underordnet organ til bruk for sin interne saksforberedelse når det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser.

Etter § 19 er det innskrenket adgang til visse slags opplysninger, hvorav noen av disse innskrenkningene nevnes her. En part har ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som angår tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og beregninger og forretningshemmeligheter ellers, når de er av en slik art at andre kan utnytte dem i sin egen næringsvirksomhet. En part har heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som det av hensyn til hans helse eller hans forhold til personer som står ham nær, må anses utilrådelig at han får kjennskap til; likevel slik at opplysningene på anmodning skal gjøres kjent for en representant for parten når ikke særlige grunner taler mot det.

Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han eller hun heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder en annen persons helseforhold, eller andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre.

Opplysninger om en part eller den virksomhet han driver eller planlegger (§ 17 andre avsnitt)

Etter § 17 andre avsnitt følger det at dersom forvaltningen under saksforberedelsen mottar opplysninger om en part eller den virksomhet han driver eller planlegger, og parten etter §§ 18 til 19 har rett til å gjøre seg kjent med disse opplysningene, skal de som hovedregel forelegges ham til uttalelse.

Opplysninger av vesentlig betydning som det må forutsettes at partene har grunnlag og interesse for å uttale seg om (§ 17 tredje avsnitt)

Etter § 17 tredje avsnitt bør partene for øvrig gjøres kjent med opplysninger av vesentlig betydning som det må forutsettes at de har grunnlag og interesse for å uttale seg om, og som parten etter §§ 18 til 19 har rett til å gjøre seg kjent med. Ved avveiningen skal det legges vekt på om rask avgjørelse er ønskelig og om hensynet til parten er tilstrekkelig ivaretatt på annen måte, for eksempel ved at han er gjort kjent med retten etter §§ 18 til 19 til å se sakens dokumenter.

Parten skal gis en viss frist for mulig uttalelse (§ 20 femte avsnitt)

Når en part har anmodet om å få gjøre seg kjent med dokument som vedkommende etter § 18 har adgang til å få se, skal forvaltningen gi parten en viss frist for mulig uttalelse, såfremt ingen frist er satt i medhold av § 16 eller den fastsatte frist anses utilstrekkelig. Dette gjelder likevel ikke dersom hensynet til vesentlige offentlige eller private interesser taler mot utsettelse.

Avslag og klage over avslag på krav om å få gjøre seg kjent med et dokument (§ 21)

Avslag på krav om innsyn skal være skriftlig. Blir krav om å få gjøre seg kjent med et bestemt dokument eller opplysning avslått, skal parten gjøres oppmerksom på den bestemmelse som ligger til grunn for avslaget og hvilket avsnitt og hvilken bokstav i bestemmelsen som er brukt. Avslaget skal opplyse om retten til å klage og klagefristen etter forvaltningslovens § 29. Den som har satt fram kravet, kan påklage avslaget i samsvar med reglene i forvaltningslovens kapittel 6.

Teksten er oppdatert per 11. mars 2021.

¹ Begrepet "sak" er ikke definert i forvaltningsloven.
² Ref. også Bernt, Jan Fridtjof (2017) "Kommentar til forvaltningsloven" i Norsk lovkommentar, Gyldendal Rettsdata note 31 [lest: 26.02.2019].
³ Ref. også Bernt, Jan Fridtjof (2017) "Kommentar til forvaltningsloven" i Norsk lovkommentar, Gyldendal Rettsdata note 31 [lest: 26.02.2019].